Semnătura Electronică

/Semnătura Electronică

Semnătura Electronică

  1. Ce acoperire legală au documentele semnate electronic?

Documentele semnate cu semnătură electronică calificată au aceeași valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate olograf.

Mai multe detalii despre efectele juridice ale semnăturii electronice găsiți în art. 25 din Regulamentul eIDAS privind identificarea electronică și serviciile de încredere.

 

  1. Ce tipuri de documente electronice pot semna electronic?

Orice tip de document electronic indiferent de format (pdf, word, excel, ppt) poate fi semnat electronic: de la contracte, facturi fiscale, declarații fiscale, raportări și bilanțuri contabile până la fotografii digitale. Cel mai frecvent format de document semnat electronic este *.pdf.

 

  1. De ce aleg companiile să folosească semnătura calificată?

Companiile aleg să folosească semnătura calificată pentru că este echivalentă cu semnătura olografă, este mai sigură, mai rapidă, mai eficientă și aduce reduceri de costuri.

Companiile au înțeles că o mare parte a întârzierilor în procesul decizional sunt cauzate de semnarea pe hârtie a documentelor interne și externe în relația cu furnizorii, clienții, colaboratorii, autorități etc. Toate aceste „hârtii” atrag o serie de costuri, iar prin utilizarea semnăturii electronice calificate, timpul necesar semnării se poate reduce chiar cu 99%, iar costurile cu 40%.

 

  1. Cât de sigură este semnătura calificată față de cea olografă?

Semnătura calificată este mai sigură decât cea olografă din mai multe motive:

  • În primul rând, pentru că documentul semnat electronic cu semnătura electronică calificată este imposibil de falsificat. Atunci când semnezi cu un certificat calificat știi cu certitudine cine e persoana care semnează, semnătura calificată fiind singura care are implicit valoare legală și poate fi verificată.
  • În al doilea rând este mai sigură datorită faptului că semnătura olografă poate fi imitată și astfel, falsificată. O semnătură olografă se poate doar presupune că aparține unei persoane, pentru că în realitate, în foarte puține situații ai la dispoziție un specimen de semnătură cu care să o poți compara și cunostințe grafologice ca să faci asta.

 

  1. Există mai multe tipuri de semnătură electronică?

Da, există 3 tipuri de semnătură:

  • Semnătura electronică are un nivel scăzut de încredere. Poate fi reprezentată prin datele de contact trecute în semnătura din e-mail, semnătura biometrică (făcută pe o tabletă). Cu acest tip de semnătură se pot semna documente electronice cu un nivel scăzut de risc;
  • Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere. Cu ea se pot semna documente electronice cu nivel mediu de risc (de exemplu, în interiorul firmei se pot semna cereri de concediu, deconturi sau formulare).
  • Semnătura electronică calificată, bazată pe un certificat digital calificat oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Este o semnătură avansată, creată cu un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care folosește un certificat calificat. Este emisă în conformitate cu regulamentul European eIDAS 910/2014, recunoscută în toate țările membre și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere.

Semnătura electronică calificată se poate utiliza pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu autoritățile publice.

Semnătura electronică calificată are, conform legislației, valoare implicit de semnătură olografă. Pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală. Dacă vrei mai multe detalii despre elementele tehnice din spatele semnăturii electronice, click AICI.

 

  1. Cum verific un document semnat electronic?

Există trei variante:

  1. certSIGN are un serviciu de validare a documentelor PDF pus la dispoziție gratuit pentru clienți, în acest moment disponibil la https://rsspro.certsign.ro/vsa.clientservice_01/ ;
  2. Documentele care au extensia .p7s/.p7m se verifică folosind clickSIGN – pentru cei ce dețin semnătură electronică de la certSIGN, care se instalează automat la instalarea kitului pentru token sau cu ajutorul aplicației shellSAFE Verify – pentru cei care nu au instalat kitul de semnătură de la certSIGN;
  3. Documentele în format PDF semnate electronic se verifică automat folosind aplicația Adobe Reader.

O semnătură calificată apare în Adobe Acrobat Reader ca fiind validă (bifa verde) și conține informații despre verificarea ei față de lista de încredere europeană. Sunt afișate elemente grafice ușor de verificat, care să transmită utilizatorilor nivelul de încredere:

  • bifa verde și textul „Signed and all signatures are valid” (semnat și toate semnăturile sunt valide);
  • este indicată sursa informațiilor folosite pentru validarea semnăturii: „Source of Trust obtained from the European Union Trusted Lists (EUTL)” (încrederea în semnătură este dată de listele sigure ale Uniunii Europene);
  • marca de încredere a Uniunii Europene (lacătul albastru cu steagul UE) și identificarea semnăturii electronice ca fiind calificată.

 

  1. Cu semnătura electronică calificată este nevoie să se semneze fiecare pagină a documentului?

Spre deosebire de semnătura pe hârtie, cu semnătura electronică calificată nu mai este necesară semnarea fiecărei pagini. Tehnologia utilizată pentru crearea semnăturilor electronice calificate se numește criptografie cu chei publice și iți permite să detectezi atunci când un document semnat electronic a fost modificat, indiferent de pagina pe care se află semnătura.

 

  1. Cum se păstrează pe termen lung un document semnat electronic?

Un document semnat electronic poate fi printat, dar hârtia obținută nu are nicio valoare din punct de vedere legal. Așadar, documentul semnat electronic se păstrează, pe termen lung, tot în formă electronică. În România chiar există o lege privind arhivarea electronică a documentelor, Legea 135/2007.

 

  1. Unde se folosește deja semnătura electronică?

În ultimii ani, ai fost obișnuit să utilizezi semnătura electronică la ANAF, CNAS, ONRC, SICAP, CSSP, CNVM și ITM.

Semnătura electronică calificată poate fi utilizată în relație cu majoritatea instituțiilor publice, pentru eliberarea certificatelor fiscale, a certificatelor de urbanism etc.

În mediul privat deja are o utilizare extrem de largă în relația cu partenerii, clienții etc. Este folosită cu success în procesul de transformare digitală al departamentelor de HR ale companiilor, unde se semnează absolut toate documentele specific: contracte de muncă, anexe, cereri etc.

Datorită flexibilității și interoperabilității, semnătura electronică calificată se integrează cu aplicațiile și programele deja instalate în companie (ERP, DM etc). Ce vrem noi să iți spunem este că semnătura ta electronică calificată este de fapt un instrument de lucru care iți poate aduce mari beneficii în cadrul activității zilnice, pe lângă necesitatea utilizării ei în relația cu instituțiile statului.

 

  1. Documentele semnate cu semnătura electronică calificată sunt recunoscute în instanță?

Semnătura calificată are aceeași valoare legală ca semnătura olografă, potrivit Regulamentului 910/2014. Orice document pe care l-ai semnat cu semnătura calificată este acceptat ca orice alt înscris semnat olograf.

 

  1. Se poate semna electronic contractul de muncă?

Contractul de muncă poate fi semnat electronic folosind semnătura electronică calificată la fel ca orice alt contract pentru care forma scrisă este necesară pentru valabilitate (ad validitatem).

Condiția de formă scrisă este îndeplinită atât în cazul în care contractul este întocmit și semnat pe hârtie, cât și electronic folosind semnătura electronică calificată. Semnătura calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.

 

  1. Cu aceeași semnătură pot să semnez declarațiile ANAF, facturile electronice sau orice alte documente?

Da, un singur certificat calificat stocat pe un dispozitiv criptografic sau în cloud iți permite să semnezi orice tip de document.

 

  1. Dacă pierd tokenul, oricine poate semna în locul meu?

Nu, întrucât pentru a putea semna electronic, este nevoie de token și de codul PIN al acestuia.

 

  1. Pot semna electronic și contracte?

Certificatul digital calificat permite semnarea oricărui tip de document electronic, inclusiv contracte. Semnate electronic, documentele au aceeași valoare legală pe care o au cele semnate olograf.

 

  1. De ce aș marca temporal documentele?

Marca temporală calificată oferă o dovadă de necontestat asupra faptului că documentul a existat într-o anumită formă la un moment dat, în situația în care acest lucru trebuie demonstrat.

 

Sursa textului: https://www.certsign.ro/ro/tot-ce-nu-stiai-despre-semnatura-ta-electronica

Acest text a fost publicat cu acordul gratuit al autorului, firma „certSign” și al cărui accept ne-a fost comunicat în scris.

2021-05-10T12:15:57+03:00

Semnatura electronica

Semnătura electronică este instrumentul care așează documentele digitale în rândul probelor în instanță, prin faptul că elimină inconvenientele inerente unui document digital nesemnat electronic. Documentele digitale vin cu foarte multe avantaje față de documentele clasice, în sensul că sunt o înșiruire de biți, cărora li se pot adăuga alți biți, având o limită mult mai largă decât o simplă coală de hârtie. Se pot face modificări oricând, sau se poate adăuga conținut mult mai ușor, fără ca acest lucru să se vadă și fără a căpăta un aspect inestetic.

Flexibilitatea sporită a fișierelor digitale poate fi folosită și de persoane neautorizate, fără ca intervenția lor să poată fi depistată. Semnătura digitală tinde să elimine acest neajuns. Ea este defintă de articolul 4, punctul 3, din Legea 455/2001 ca reprezentând ”date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”.

Dacă semnătura olografă dintr-un document digital poate fi decupată și atașată altui document digital, de o persoană neautorizată, fără ca acest lucru să se poată observa, semnătura electronică este corelată cu documentul pe care e atașată, iar decuparea ei devine un procedeu inutil deoarece poate fi depistată.

Valoarea legală a semnăturii electronice

Pentru a avea valoare legală, semnătura electronică trebuie să fie bazată pe un certicat digital calificat și generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat, adică să fie vorba de o semnătură electronică extinsă. În cazul acesta, documentul pe care e aplicată are valoarea probatorie a unui inscris sub semnătură privată, adică a unui inscris clasic, semnat de mână, fără prezența unui funcționar public investit cu autoritatea statului (notar, spre exemplu).

Semnătura electronică simplă, adică cea care este bazată pe un certificat digital simplu, nu are aceeași valoare probatorie deoarece măsurile de securitate nu sunt atât de solide precum cele ale semnăturii electronice extinse. Are însă o valoare probatorie mai mare decât cea a semnăturii olografe pe un document digital.

Furnizorii de certificate digitale calificate

Certificatele digitale simple sau calificate pot fi luate de la furnizorii acreditați în baza Legii 455/2001. Aceștia furnizează și dispozitivele securizate de generare a semnăturii electronice. Furnizorii din România sunt recunoscuți în țări din Uniunea Europeană, precum Germania, Danemarca, Suedia, Ungaria, Finlanda, Polonia, Letonia, Lituania, Slovenia sau Slovacia.

Cine poate utiliza semnătura electronică

Semnătura electronică poate fi utilizată de persoanele fizice, în nume propriu sau în numele unei persoane juridice. Pentru a putea folosi semnatura electronică, acestea au nevoie de o pereche funcțională alcătuită dintr-o cheie publică și o cheie privată primită de la un furnizor de certificate digitale.

Ea poate fi aplicată pe documente digitale obținute cu ajutorul diferitelor programe informatice precum:

  • editoarele de texte (Microsoft Word, de exemplu);

  • aplicațiile de calcul tabelar (Microsoft Excel);

  • aplicațiile care operează cu editarea fotografiilor;

  • programele de evidență contabilă etc.

Avantajele folosirii semnăturii electronice

Semnătura electronică asigură o mai bună comunicare între angajații unei firme și alte firme sau alți colaboratori prin faptul că este mai rapidă și mai securizată. Atunci când semnătura electonică e aplicată pe un document digital, orice modificare a documentului respectiv este vizibilă. De asemenea, dacă e aplicată, se poate ști data la care a fost semnat un document anume. În relația cu autoritățile statului, uneori, este absolut necesară semnătura electronică. În lipsa acesteia, firma este nevoită să își trimită angajații să depună documentele la ANAF, Registrul Comerțului, autoritățile locale etc.

Costurile unei firme care utilizează semnătura digitală sunt mai mici pentru că nu se mai cheltuiesc bani cu imprimarea documentelor pentru a putea fi semnate olograf, lucru care duce și la o economie de timp. Documentele digitale pot fi arhivate mai ușor, realizându-se astfel o economie de spațiu.

Conform prevederilor legale, în relaţia cu instituţiile statului pot fi utilizate certificatele digitale calificate.
Instituții care acceptă sau cer documente semnate electronic:
  • ANAF (Agenţia Naţională de Administrare Fiscală)
  • ONRC (Oficiul Naţional al Registrului Comerţului)
  • ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă)
  • CNAS (Casa Naţională de Asigurări de Sănătate)
  • CNVM (Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare)
  • Depozitarul Central
  • Monitorul Oficial
De exemplu la ANAF se pot depune online cu ajutorul semnăturii electronice (semnăturii digitale) declarațiile 100, 112 (declarația unică), 392A, 392B, 200, 101, 104, 106, 120, 130, 204, 205, 208, 220, 223, 230, 300, 301, 390 VIES, 393, 394, 401, 600, 710.
De asemenea autorităţile contractante din cadrul SEAP (Sistemului Electronic de Achiziţii Publice) utilizează semnătura electronică pentru semnarea şi transmiterea electronică a documentelor.
Semnătura electronică se mai poate utiliza și pentru transmiterea raportărilor către CSSP (Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private).
In cadrul departamentelor unei companii sau instituții se poate transmite corespondenţa cu valoare legală şi se pot implementa fluxuri de documente folosind certificate digitale calificate.
Lista furnizorilor acreditați de servicii de certificare:
  • Alfatrust Certification
  • Centrul de Calcul
  • CertSign
  • DigiSign
  • Trans Sped

semnatura electronica

2020-10-06T12:54:41+03:00

Proiectele noastre

Platforma expune informatii din domenii variate. Accesati urmatarele linkuri pentru a accesa date din domeniul cautat.

Platforma in curs de dezvoltare si actualizare planificata.

This website uses cookies and third party services. Ok, Multumesc